Secretaris gezocht!

Door Matthijs Kleij op 19 oktober 2018

Eerder berichtten we jullie over het afscheid van Nienke als secretaris. Sinds september is Matthijs secretaris a.i., maar tijdens de ALV willen we graag een nieuwe secretaris verwelkomen binnen het bestuur. Lijkt het je leuk om deel uit te maken van ons team? Kijk hieronder naar de profielschets. Meer informatie kan je ook krijgen via Matthijs (secretaris@pvdautrecht.nl).

 

Functieprofiel secretaris
De secretaris organiseert, coördineert en zorgt voor de informatiestroom binnen de afdeling. Zij/hij ziet toe op de voortgang en verslaglegging van bestuursactiviteiten. De secretaris is degene die ervoor zorgt dat alle informatie steeds tijdig op de goede plaats terecht komt. De secretaris is een “spin in het web” van de afdeling en organiseert afdelingsvergaderingen en zorgt dat leden tijdig geïnformeerd worden over activiteiten. Bovendien is de secretaris vaak aanspreekpunt voor interne en externe communicatie. De secretaris is de één van de kritische succesfactoren voor het functioneren van de afdelingsbestuur en de afdeling waarbinnen hij/zij werkzaam is.

Plaats in de organisatie
De secretaris is lid van de PvdA en maakt samen met de penningmeester en de voorzitter onderdeel uit van het dagelijks bestuur.

Taakinhoud
De secretaris organiseert de bestuurlijke activiteiten die binnen een afdeling verricht dienen te worden. De secretaris is vaak contactpersoon voor communicatie binnen de partij en beheert de externe email, waardoor zij/hij aanspreekpunt is voor leden en belangstellenden. Bovendien is zij/hij verantwoordelijk voor het tijdig aankondigen en uitnodigen van leden bij activiteiten. De secretaris stelt de agenda van de bestuursvergadering en de ledenvergadering op. Daarnaast notuleert de secretaris deze vergaderingen en zorgt voor de verspreiding en archivering van de verslagen. De secretaris is verantwoordelijk voor het (meerjaren) werkplan van de afdeling. De secretaris functioneert als klankbord en is behulpzaam in het zoeken naar oplossingen. Daarnaast signaleert de secretaris de overige bestuursleden over zaken die voor hen relevant zijn. Voortgang van zaken wordt gerapporteerd aan de voorzitter. De secretaris houdt toezicht op de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglementen.

Functie-eisen (kennis en vaardigheden)

De secretaris:

  • Heeft aantoonbare bestuurs- en/of secretariële ervaring bij voorkeur binnen een vrijwilligersorganisatie;
  • Kan besluitvormingsprocessen hanteren;
  • Kan notuleren en redigeren;
  • Kan goed organiseren, plannen en overzicht houden;
  • Heeft ervaring in archivering en redactievoering;
  • Beschikt over goede contactuele vaardigheden;
  • Heeft een doortastende, samenwerkingsgerichte persoonlijkheid;

Solliciteren
Aanmelden kan tot en met 14 november door een kandidaatstellingsbrief en een recent CV te sturen naar secretaris@pvdautrecht.nl. Voor meer informatie over de vacatures, neem contact op met onze secretaris a.i. Matthijs Kleij (secretaris@pvdautrecht.nl).

Matthijs Kleij

Matthijs Kleij

Mijn naam is Matthijs Kleij, geboren op oudjaarsdag in 1993. Samen met  mijn ouders en mijn jongere broer Bastiaan ben ik opgegroeid in het groene Oosterbeek (naast Arnhem). Vanaf 2012 studeerde ik in de mooiste stad van Nederland, Utrecht! In 2017 heb ik mijn masterdiploma bestuur en beleid gehaald en sinds 2017 ben ik werkzaam

Meer over Matthijs Kleij